Qu’est ce qu’un état d’avancement?

Les états d’avancement documentent généralement les questions suivantes:

• Quelle est la progression des travaux en cours?
• Quels sont les changements par rapport à mon offre de base et (par rapport aux travaux…) les travaux supplémentaires réalisés ?
• Quel est le montant facturable?

Les échéances des états d’avancement peuvent être prévues chaque mois ou à des dates définies au préalable dans le contrat. Elles peuvent également être fixées par des milestones ou pourcentages d’achèvement (par exemple, lorsque le travail est achevé à 30 %, à 60 % et à 100 %).

Les bénéfices des états d’avancement

Si ce dispositif de facturation n’est pas obligatoire, il est pourtant très répandu car il offre de nombreux avantages aux professionnels du bâtiment tout au long de la chaîne de paiement.

Pour les entreprises, l’une des meilleures raisons de recourir aux paiements échelonnés est qu’elles n’ont pas à attendre la fin des travaux pour être payées. Un calendrier de paiement régulier rend les flux de trésorerie beaucoup plus faciles à prévoir et à maîtriser, ce qui est particulièrement intéressant pour les petites entreprises qui n’ont pas de grandes réserves de liquidités.

Elles ne doivent ainsi plus s’endetter ni attendre la fin des travaux pour payer leurs factures ou leurs employés.

Si l’entreprise facture à l’avancement et qu’il y a défaut de paiement, elle peut arrêter les travaux jusqu’à ce que le problème de paiement soit résolu. Les donneurs d’ordre ne veulent pas que leurs projets soient retardés, même s’ils sont en défaut de paiement. Et si c’est une entreprise générale qui ne vous paie pas, l’arrêt des travaux attirera rapidement l’attention du maître d’ouvrage.

Il permet aux donneurs d’ordre d’évaluer le travail effectué au fur et à mesure et ainsi mettre en lumière des problèmes de qualité avant qu’ils ne s’aggravent. Cela leur permet également d’évaluer le montant des travaux qu’il reste à payer et déceler ainsi plus rapidement les dépassements budgétaires.

La facturation traditionnelle des projets implique souvent le paiement d’acomptes importants, ce qui place le client en position délicate dans le cas où l’entrepreneur ne fait pas bien son travail. Il n’osera peut-être pas mettre fin à ses relations avec l’entreprise de peur de perdre son acompte.

Pour les travaux qui ne tombent pas sous la loi Breyne, en cas de faillite de l’entreprise, le client risque de perdre son acompte pour de bon.

Avec la facturation à l’avancement, les paiements sont effectués par petites tranches pour des travaux déjà réalisés, ce qui donne au client une plus grande confiance. Et bien sûr, c’est une initiative qui incite l’entrepreneur à terminer le projet rapidement.

Comment faire un état d’avancement

Un état d’avancement est un document qui reprend pour l’ensemble des postes du devis les éléments suivants :

• Le numéro d’article correspondant à la référence du poste dans le cahier des charges.
• Le libellé du poste
• La quantité du poste prévue dans la commande et le type de marché qui précise si cette quantité est forfaitaire ou présumée.
• Le prix unitaire et total du poste
• L’avancement total des dernières échéances
• L’avancement effectué sur la période depuis la dernière échéance
• L’avancement total à ce jour

L’avancement d’un poste peut être calculé sur base d’une quantité précise réalisée ou du pourcentage estimé par rapport au total prévu au contrat. Cela dépend souvent du type de marché du poste et du degré de précision que l’on souhaite apporter aux états d’avancement.

Si le poste est en quantité forfaitaire ou globale, cela veut dire que le prix est fixé indépendamment des quantités mises en œuvre pour sa réalisation. Son avancement est donc habituellement indiqué en pourcentage.

Si le poste est en quantité présumée, des relevés quantitatifs ou métrés justificatifs doivent être calculés en amont des travaux afin de définir précisément les quantités à prévoir et les quantités réalisées, puisqu’elles ont un impact sur le prix. Pour faciliter le suivi sur chantier, il est conseillé de détailler le métré en dessous du poste par zone (ex: bâtiment, étage, appartement, ou pièce)

Les états d’avancement peuvent se présenter de 2 façons, selon la manière d’afficher les avenants dans le tableau.

La 1ère que l’on retrouve dans la plupart des entreprises propose une division en 2 sections:

• Une section "marché de base" qui comprend les postes prévus dans le contrat
• Une section "avenants" qui comprend les postes supplémentaires non prévus dans le contrat ainsi que les postes du marché de base qui subissent une modification. Leur quantité reprend uniquement la variation par rapport à la quantité prévue dans le contrat.

Il y a 3 inconvénients à cette méthode:

1. La duplication des postes existants dans la section avenant nécessite une manipulation assez lourde du tableau et augmente le risque d’erreurs d’encodage
2. Les informations concernant le poste de base et les variations se trouvent séparées en deux et demandent une gymnastique visuelle pour passer de l’un à l’autre, sans vision globale sur ce qui doit être réalisé.
3. La progression doit être indiquée par rapport à la quantité de base et sa variation.

La 2ème façon de présenter un état d’avancement distingue:

• Une section "marché de base" qui comprend les postes prévus dans le contrat, avec les quantités initialement prévues et ses variations
• Une section "suppléments" qui comprend les postes supplémentaires non prévus dans le contrat

L’avantage de cette méthode est qu’elle permet de mieux synthétiser l’information et de distinguer le montant des avenants liés au marché de base (de type adaptation des quantités ou travaux annulés) et les montants liés aux suppléments.

Vous pouvez télécharger les deux types de template d’état d’avancement Excel ici.

Découvrez comment générer automatiquement ces types d’état d’avancement depuis l’application Smartbeam de suivi de chantier.

Processus de facturation

Une fois l’état d’avancement approuvé et signé par le donneur d’ordre, la facture relative à cette partie du devis peut être envoyée.

Quand toutes les factures de situation ont été émises et que les travaux sont terminés, une vérification plus rigoureuse des quantités présumées est établie afin de réaliser l’état d’avancement de clôture en vue de la facturation finale.

En réalisant vos métrés justificatifs en amont vous gagnerez un temps précieux lors de vos états d’avancement et cela vous évitera des heures de discussion avec vos prestataires. Le calcul précis des quantités permet également d’anticiper les éventuels suppléments et de fiabiliser les prévisions budgétaires.

Smartbeam, l’application de gestion budgétaire pour la construction, vous aide àoptimiser ce dispositif et à obtenir des états d’avancement structurés et standardisés de la part de vos prestataires.