Faites-vous partie de ces entreprises qui ont encore recours à des fichiers Excel pour gérer les budgets, les états d’avancement, le reporting ou l’analyse financière des chantiers ? Le temps est venu pour vous de ranger vos vieux tableurs Excel aux côtés de votre ordinateur vintage sous MS Dos et de passer à une solution logicielle professionnelle.

Pourquoi? Si Excel est gratuit en apparence, il a un coût invisible qui fait perdre du temps et de l’argent à chaque entreprise puisqu’elle n’a pas été conçue spécifiquement pour gérer efficacement les chantiers de construction. Certains comme Forbes n’hésitent pas à parler du “logiciel le plus dangereux de la planète” ou d’autres comme Fortune l’accusent de “ruiner le monde. Des mots durs qui devraient nous faire réfléchir en quoi ils mettent en péril la bonne gestion de vos projets de construction.

Des impacts à différents niveaux de vos projets

Excel est un outil basé sur l’encodage manuel. Par extension cela implique une marge potentielle d’erreurs de saisie ou de formules non négligeable. L’apparence basique d’Excel est trompeuse car elle vous laisse vulnérable à la saisie involontaire de données erronées ou redondantes. De plus, il est difficile pour les autres utilisateurs du fichier de détecter ces erreurs.

Certains pensent encore pouvoir résoudre ce problème en automatisant certaines actions via un système ingénieux de macros, ce qui en plus d’être très chronophage à la mise en place, présente le risque d’être endommagé lors des multiples partages.

On estime d’ailleurs qu’une entreprise sur 5 a déjà connu des soucis financiers à cause d’erreurs d’encodage et de calcul. JP Morgan Chase par exemple, a subi une perte de 6,2 milliards de dollars attribuée à une erreur de formule dans le fichier Excel qui servait à contrôler l’exposition à la volatilité de leurs produits financiers.

Pour ce qui est du secteur de la construction, on observe que 78% des décisions financières des entreprises et promoteurs s’appuient encore sur des fichiers Excel potentiellement erronés au stade de l’étude de prix, des appels d’offres et de la gestion budgétaire des chantiers qui ont un impact profond sur les résultats des projets.

Le manque de sécurité et de traçabilité est un autre inconvénient d’Excel puisqu’il ne permet pas de travailler en totale transparence et de définir des droits d’édition personnalisés. Chacun peut donc modifier des données financières sans que cela soit détectable car il n’y a pas d’historique clair pour suivre les modifications effectuées.

Certains préfèrent alors dupliquer les différentes versions de fichiers pour ensuite les comparer et ainsi collectionner une myriade de fichiers excel sur son ordinateur.

La gestion des état d’avancement ou décomptes dans Excel manquent de contexte afin d’en faciliter le suivi et la compréhension par les validateurs. Il est alors courant de retrouver des informations complémentaires types photos, printscreen ou commentaires dispersées dans les emails.

Or dans un secteur où les discussions sont de mise et où la durée moyenne d’un litige sur un projet est estimée à 17 mois, l’absence de dossier détaillé et d’audit trail sur un projet peut être particulièrement préjudiciable.

Dernier point, mais non des moindres, les tableurs Excel ne permettent pas de favoriser une collaboration efficace entre les intervenants. Que ce soit pour communiquer l’avancement réalisé ou obtenir des données du projet à jour en temps réel puisque chaque partie prenante travaille sur sa propre feuille de calcul inanimée.

Cela a plusieurs conséquences: la première c’est que la communication en silo implique que les maîtres d’ouvrage, maîtres d’œuvre, entreprises générales et sous-traitants travaillent souvent à partir de différentes versions de la réalité. Il n’y a pas de source unique de vérité pour le projet, ce qui peut créer des malentendus entre les intervenants et mener à des interruptions de projet coûteuses ou à des décomptes non récupérables pour l’entreprise.

Deuxièmement, les données encodées dans un fichier sont statiques et deviennent vite obsolètes. Cela empêche un déroulement efficace du chantier car tous les intervenants sont amenés à prendre des décisions cruciales sur base de données qui ont certainement évolué depuis la dernière mise à jour.

Enfin, cela pousse chacun à travailler à sa façon sur ses propres canevas et à les réinventer à chaque projet. N’avez-vous jamais eu de difficultés à déchiffrer le comparatif très sophistiqué d’un collègue ou l’état d’avancement d’un de vos sous-traitants avec la moitié des informations manquantes? Les gestionnaires de projet finissent ainsi par passer leur temps à récolter et comparer les différents fichiers de chaque sous-traitant pour ensuite les réencoder dans leur propre template. Un casse-tête administratif et mental qui fait perdre un temps précieux à chacun et rallongent le cycle de facturation.

Dans un monde de plus en plus imprévisible et qui impose aux entreprises qui veulent rester compétitives de pouvoir prendre des décisions justes et rapides, l’usage d’Excel est donc devenu une menace réelle pour l’intégrité économique de vos projets.

La réussite d’un projet de construction de tout type et de toute taille, dans le respect des budgets et des délais prévus repose inévitablement sur une collaboration efficace entre tous les acteurs et passe par une standardisation des processus tout au long de la chaîne de construction.

C’est pourquoi vous avez besoin d’un outil permettant de travailler avec une seule source de vérité maintenue à jour en temps réel par rapport au contrat, aux variations et à ce qui a été exécuté et validé sur chantier. Un alternative à Excel qui conserve les avantages des feuilles de calcul tout en éliminant les problèmes.

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