De uitdaging

Zoals elke werfingenieur u zal vertellen, is voortgangsrapportage een van hun belangrijkste taken en vaak een complexe en tijdrovende taak. Dit is met name het geval wanneer de bouwplaats groot is, met veel verschillende vaklui en personeel van verschillende bedrijven die parallel aan elkaar op de bouwplaats werken. Risico’s en extra kosten zijn niet ongewoon en hebben snel gevolgen voor de rentabiliteit van de bouwplaats indien de uit te voeren hoeveelheden niet vanaf het begin correct worden voorspeld en gecontroleerd.

Voortgangsverslagen komen vaak in allerlei vormen binnen met hoeveelheden en boekingen die soms niet gerechtvaardigd zijn. Deze gegevens zijn vaak gecodeerd in lange Excel-sheets, die moeten worden gecontroleerd op onjuiste formules, correcte bedragen en actuele gegevens. Bedragen moeten in snel tempo worden herberekend, terwijl de laatste versies moeten worden bijgehouden. Dit is niet alleen een tijdrovend proces, maar het ontbreekt ook aan robuustheid, betrouwbaarheid en transparantie, wat kan leiden tot aanzienlijke financiële gevolgen en veel wrijving tussen de verschillende partijen rond de tafel (opdrachtgever, hoofdaannemer, onderaannemers)!

De oplossing

Met dit in het achterhoofd hebben de start-ups Kabandy en Smartbeam besloten samen te werken om te proberen een gezamenlijke oplossing voor deze problemen te vinden. Hoe doen ze dat? Door de combinatie van Kabandy’s online softwaretechnologie (voor intuïtieve extractie van hoeveelheden uit het 3D-model) en Smartbeam’s (voor eenvoudige financiële controle van de bouwplaats)!

Hoe werkt het in praktijk

Vandaag communiceren de twee oplossingen via een eenvoudige uitwisseling van bestanden; het gaat dus om een interface. In de uitvoeringsfase laadt de projectingenieur het 3D-model (ontvangen van de architect of intern gemodelleerd) in Kabandy. Vervolgens bereidt hij de eerste versie van zijn planning voor, wat hij manueel, automatisch of via een bestandsimport (template) kan doen. Van daaruit kan hij de verschillende objecten van het model koppelen aan zijn hoeveelhedenstaat om zijn hoeveelhedenstaat te detailleren voor elke geïdentificeerde zone van de bouwplaats volgens het type constructie (per verdieping, per flat, per gevel, enz.) en tegelijkertijd de totale hoeveelheden van het model te vergelijken met die van de bestelling.

Deze eerste afrekening wordt vervolgens geëxporteerd in een Excel-formaat dat rechtstreeks in Smartbeam kan worden geïmporteerd, met alle artikelen en de hoeveelheden gedetailleerd per zone. Alles is nu in gereedheid gebracht voor budget tracking.

Tijdens de toezichtsfase zal Smartbeam tijdens de rondleidingen op het terrein een update geven van de vooruitgang die in elke zone is geboekt. Op basis van deze updates worden de totale hoeveelheden voor de maand automatisch berekend om voortgangsrapporten te automatiseren en te genereren die kunnen worden gedeeld in Excel- of PDF-formaat.

Alle interne en externe belanghebbenden kunnen voor het project worden uitgenodigd, zodat zij de voortgang kunnen aangeven, goedkeuren of corrigeren met een duidelijke en gedetailleerde activiteitengeschiedenis. De gegevens worden dus maar één keer ingevoerd en iedereen beschikt op elk moment over de laatste versie van de orderelementen, de aanvaarde wijzigingen en de gemaakte vorderingen.

Waarom is het beter

Door de twee technologieën te combineren, kunnen de projectingenieur en alle uitgenodigde partijen voortgangsrapporten baseren op de informatie in het model van hoeveelheden die per zone zijn geïdentificeerd en gemakkelijk ter plaatse kunnen worden geëxploiteerd. Iedereen zal een hoop tijd besparen. De geëxtraheerde hoeveelheden zijn nauwkeurig, betrouwbaar en transparant, aangezien zij aan het model zijn gekoppeld in intuïtieve dynamische tabellen die in Kabandy kunnen worden geraadpleegd. De in Smartbeam berekende bedragen van de verschillende begrotingsposten zijn dus ook nauwkeuriger en betrouwbaarder, wat fouten, budgettaire verrassingen en conflicten tussen de verschillende deelnemers zal verminderen.